Det enkle ER ofte det beste - og ikke SÅ lett
Da jeg hadde gleden av å bidra på et Assessment Center for en internasjonal toppledergruppe forrige uke slår det meg igjen:
Det enkle ER det beste - men ikke nødvendigvis så LETT av den grunn
'ALLE' vet hva tilbakemelding er, og alle 'KAN' det!
Feedbacksessions som det heter på internasjonalsk, som dessuten finner sted på riktignok en krevende, men trygg, tilrettelagt læringsarena burde være en 'walk in the park' for disse lederne. Til daglig har de ansvar for masse mennesker, prosesser, materiell og verdier og eiere, og opplever høyt press, stress og travelhet. De tar sannsynligvis et ukjent antall krevende og avgjørende beslutninger daglig.
Det viser seg derimot at at såkalt enkel tilbakemelding blir krevende både for topplederne som ble trent, og trenerne som skal holde tunga rett i munnen og nettopp gi tydelige tilbakemeldinger. Det er fort gjort å skli på tilsynelatende usynlige skall av forskjeller mellom "min mening", "rådgivning" og "jeg synes", der det er bra å bruke "da du sa/gjorde opplevde jeg..." eller "jeg likte at du ..., OG har du tenkt på...?" Og - hva er forresten forskjellen - og kan det være SÅ nøye?
Feedback - eller konstruktiv tilbakemelding skal være en 'gave' fra hjertet, noe du kan stå for, være basert på direkte observasjon i reell situasjon, og det er ferskvare.
Tilbakemelding er nyttig å bruke som en del av en medarbeidersamtaler, i etterkant av en gjennomføring av en presentasjon, et salgsmøte eller et avholdt kurs. Feedback, når vi KAN det, kan med fordel brukes oftere. Det er et effektivt og nyttig verktøy særlig i lederrollen. Likevel mener jeg at vi trygt kan bruke disse retningslinjene når vi snakker med våre peers, partnere og medmennesker også.
Overordnet:
Tilby din feedback, og spør om mottakeren er interessert i og klare for å ta imot
Mottakeren skal lytte aktivt og ikke forklare seg underveis.
Begynn med å bekrefte det som var bra! Bruk "og" istedenfor "men" i din kommunikasjon. Dette er retorikk og bygger broer. ”Dette gjorde du bra, men... oppleves ofte negativt, og utsagnene slår hverandre nesten i hjel. Vi mennesker tenderer da å bare få med oss alt ETTER "men'et" og går glipp av det som var bra. ”Dette gjorde du bra… og…” åpner situasjonen og får mottaker til å lytte.
Når du bruker ordet ”og” som en bro i tilbakemeldingen som du tenker kan tas imot negativt, kan du gjerne fortsette med et spørsmål. Det kan åpne for en liten diskusjon om det f.eks er en medarbeidersamtale ”… og har du tenkt på hva som skulle skje om du gjorde så/eller slik isteden?” Eller, enda bedre: "hva kan du gjøre annerledes?". På denne måten får mottakeren sjansen til tenke gjennom egen adferd. Målet er at han/hun skal komme til egne innsikter ved hjelp av din feedback.
Hjelp mottakeren til å finne spesifikke endringer som leder til utvikling. Trenger de kurs, dialog, trening? Få mottaker til å føle seg vel.
Sitt ansikt mot ansikt, og som sagt; vær helhjertet i det du sier og gjør. Du har alt å vinne på å være ærlig og direkte selvom det kan oppleves krevende.
Oppsummert:
Tilbakemelding skal uttrykke respekt for mottaker (gave)
Tilbakemeldingen skal være ren, ikke tolkende eller dømmende
Tilbakemelding bør gis på områder med utviklingsmuligheter
Tilbakemeldingsmotivet skal være å ville hjelpe (gave) ikke såre
Tilbakemeldingen skal anerkjenne mottakerens ressurser - ikke understreke dennes svakheter
Tilbakemelding er en mulighet for å korrigere/ justere adferd - ikke et krav om tilpasning
Tilbakemeldingen skal gis med utgangspunkt i en spesifikk hendelse/opplevelse/situasjon - ikke på generelt grunnlag
Derfor bør tilbakemeldingen gis så tidlig som mulig.
Test dette ut med folk som vil trene på og bli bedre på tilbakemeldinger. Små justeringer gir store resultater for den som gir tilbakemelding, og som oftest vil du få et stort "takk" som belønning :)
Det blir Great Place to Work av sånt;)
